分类汇总：按部门自动插入小计与总计

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明细表按部门排好之后，每个部门加一行小计，末尾加总计，用分类汇总可以一次完成。

第一步：按分类字段排序

分类汇总要求同类记录连续排列，所以必须先按部门或产品排序。跳过这一步直接汇总，会出现同一个部门被分成好几段各自小计的情况，结果看着能用，实际不能拿来汇报。

在数据菜单里打开分类汇总，选择分类字段、汇总方式与汇总项。金额求和、数量求和、单价求平均可以同时勾选，工具会为每个汇总项各插入一行，行数会成倍增加，需按实际需要勾选。

需要先按地区汇总、再按部门汇总，可以执行两次分类汇总：第一次按地区，第二次按部门并取消勾选替换当前分类汇总，就能得到嵌套结构。层级需要提前想清楚，否则容易出现重复计算。

汇总完成后左侧会出现一二三级按钮，点一级只看总计，点二级看各级小计，点三级展开全部明细。汇报时折叠到只显示小计，版面立刻清爽。

折叠状态下直接复制，粘贴出来的仍是全部明细，因为隐藏行一起被复制了。正确做法是用定位先选中可见单元格，再复制粘贴，得到的才是当前所见的汇总结果。

分类汇总把结果写回原表，适合需要在同一张表上继续编辑与打印的场景；透视表单独生成一份汇总，适合需要反复切换分析维度的场景。两者都能实现分组统计，选哪个取决于你要的是静态结果还是可切换的分析工具。

插入的小计行会继承原区域的格式，金额列通常没问题，但日期列会出现汇总行里带着一个没有意义的日期，看起来像是漏了数据。汇总完成后把非数值列的汇总值删掉，只保留金额与数量的小计，表格会干净很多。

汇总行混在明细里，直接拿去做透视会把小计重复计入。分类汇总得到的结果更适合打印与汇报，若还要继续分析，建议先把汇总结果复制到新表并去除隐藏内容，再在此基础上统计，避免重复计算的隐患。

折叠到第二级再打印，得到的是一份部门小计清单，篇幅短、重点清楚，适合作为会议材料。需要附明细时再单独打印第三级。用WPS表格做分组汇报，同一份数据可以按需要输出两种版本，不必重复整理。

分类汇总对话框里有全部删除按钮，可以一次性清除所有汇总行，恢复原始明细。用WPS表格做分类汇总时，建议在副本上操作，确认结果无误后再把汇总结果复制到正式报表，避免清理不彻底留下多余的行。