打印表格的排版技巧：让它刚好一页

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表格在屏幕上看着好好的，打印出来却被切成两页，第二页只有两列数字。这类问题几乎每次打印都会遇到，解决办法其实相当固定。

第一步：先看打印预览

所有排版判断都应以打印预览为准。预览里的分页虚线、缩放效果与实际输出一致，比在编辑界面里靠猜靠谱得多。发现断页先别急着调格式，回到页面设置里处理更直接。

列数多的表改成横向纸张，宽度仍不够时使用缩放到一页宽。缩放比例不要低于七成，太小会影响阅读，尤其是数字密集的报表。更好的做法是先精简列，把不必打印的辅助列隐藏，再考虑缩放。

在页面设置里把顶端标题行设为表头所在行，第二页开始也会自带表头。打印多页清单时这一步必做，否则翻到第二页就要回头确认每列是什么含义，阅读效率会明显下降，也容易看串行。

只打印其中一段数据时，先选中区域再设置为打印区域，避免把旁边的草稿区与备注一起打出来。需要取消时在同一入口清除即可，操作路径很短，动手前多花五秒能省下几张纸。

页边距过大会浪费纸张，过小则可能被打印机裁掉。选择窄边距再把表格设为水平居中，打印出来的观感立刻专业很多。页脚可以放页码与文件日期，便于归档整理与后续查找。

一是空白页，通常由区域末尾的格式残留造成，删除多余行后消失；二是整列跑到下一页，微调列宽或缩放比例即可；三是颜色打印出来过深，把底色换成浅色或改用边框区分，机器不同表现差异很大。

页面方向、缩放比例、标题行与页脚这些设置会随文件保存，把调好的表格另存为模板，下次直接套用即可。经常打印同类清单的岗位，这一步能省掉大量重复调整，也避免每次打出来格式都不一样。

要装订的表在左侧多留一点边距，双面打印时把奇偶页边距分开设置，装订后文字不会被挤进夹缝里。用WPS表格打印正式材料前先试打一张，确认无误再批量输出，纸张与时间都能省下来。

对外发送的版本建议同时导出为 PDF，避免对方打开时字体与分页发生变化。用WPS表格做的月报，把原始文件与 PDF 一起存档，日后核对数据口径会方便很多，也让同一份报表在不同电脑上保持一致的呈现效果。