删除重复项与查找重复值：两种做法的区别

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表格里出现重复记录，原因很多：两个人各录了一遍，导数据时连了两次，复制粘贴时多带了一行。处理之前要先分清，是整行完全一样，还是关键字段重复但信息互补。

做法一：标记重复值，看清了再动手

用条件格式里的重复值规则，可以把重复的单元格涂上颜色。这一步不改变数据，只是让问题显形。先看清重复的范围与数量，再决定是删除、合并还是保留，比直接删掉稳妥得多，也方便和别人一起确认处理口径。

选中数据区域后使用删除重复项，可以指定按哪些列判断重复。客户名单按手机号判重，订单表按订单号判重，考勤表按姓名加日期判重，判断依据不同，结果差别很大。执行前建议先把原始数据复制到新工作表留底。

需要知道每条记录是第几次出现时，用计数函数统计截至当前行出现过的次数，结果大于一的即为重复，并且能明确指出是哪一条重复。这个方法保留全部信息，适合需要人工判断的场景，例如同一客户的两条不同联系方式。

姓名可能重名，公司名可能有繁简与简称差异，手机号相对唯一。判重时以手机号为主，姓名与公司作为辅证。删掉重复行之前，把两条记录的非空字段比对一遍，防止把补充信息一起删掉，尤其是地址与备注这类容易被忽略的字段。

同一天同一客户下两单是正常业务，此时按订单号判重，不要按客户加日期判重。数据清洗的规则必须服从业务逻辑，规则想不清楚就动手删，后果往往比留着一批重复记录更严重，事后也很难补回来。

打卡机导出的数据常有同一分钟重复写入的情况。按姓名加日期加时间判重，保留第一条即可。处理完成后用计数函数核对总人数与总条数，确认结果与考勤系统的汇总对得上，再进入统计环节。

删除重复项之后，序号往往会跳号，行号也不连续，属于正常现象，不必强行重排，重排反而容易打乱与原始记录的对应关系。更值得做的是把这次的判重规则记录下来，写进数据规范，让下一次从源头少产生重复。用WPS表格做这类清理，操作本身不复杂，关键在动手前先想清楚判重依据。