条件格式：让异常数据自己跳出来

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一张几百行的表，靠肉眼看异常，几乎一定会漏。条件格式的作用是让表格自己把异常标出来，你的注意力只放在标记过的位置。

基础规则：大于小于与区间

选中数据区域，新建规则并选择突出显示。库存低于安全库存标红、毛利率低于百分之十标黄、完成率高于百分百标绿，都属于这一类。规则里能不能直接引用别的单元格，是新手最容易卡住的地方。

需要按同行不同列判断时，用公式定义规则。例如要标记出实际值超过目标值百分之二十的行，可以写一条引用两个单元格的公式。关键点是引用的行号不要加美元符号，让它随行变化。

色阶适合看整体分布，好坏一眼分明；数据条适合在列内比较大小，读起来比数字更快。两者都不适合同时用在多列，否则一张表全是颜色，反而看不出重点。

图标集把数值分成几档，适合评分与评级类指标。注意每个图标代表的阈值可以调整，默认的三等分在业务上往往没有意义，改成按实际考核线划分才准确。

同一区域多条规则同时成立时，排在上面的先生效。把最严重的异常放在最前，并勾选停止如果为真，避免一条数据被涂成两种颜色。

一是区域选错，规则只作用于部分行；二是用了相对引用导致每行判断条件都在变；三是把条件格式当成数据验证使用，其实条件格式只负责显示，不阻止错误输入。

条件格式标出的颜色会随筛选一起保留，筛选出红色行就是一份异常清单。要注意透视表刷新后条件格式的范围可能变化，规则需要跟着更新。

一张表上叠七八条规则，最后满屏颜色，反而没有人再看。建议把规则分成两类：一类是真正需要立刻处理的红线，用醒目颜色；另一类是仅供观察的参考区间，用浅色或数据条。规则总数控制在三条以内，异常才真的跳出来。

表格新增行之后，旧规则的适用范围常常停在上一次的行号上。修改规则时先看适用区域是否覆盖到新数据，必要时调整范围。用WPS表格维护长期台账，每隔一段时间检查一次规则区域，可以避免新数据悄悄脱离监控。

常用规则做好后，把工作表另存为模板。以后新表直接套用，不用每次重建。WPS表格的条件格式管理里能看到全部规则，定期清理失效规则，表格运行也会更顺畅。